Трудовая книжка должна быть индивидуально оформлена на каждого работника, порядок ее ведения также предусмотрен специальными нормативными актами.

В трудовую книжку работника индивидуальный предприниматель обязан вносить не только сведения о приеме на работу или увольнении, но и о переводе на другое место работы или иное рабочее место.

Если кто-либо оформляется на работу к индивидуальному предпринимателю впервые, то предприниматель должен завести такому работнику трудовую книжку и внести туда соответствующую запись о приеме на работу.

Трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями законодательства, является подтверждением работы у индивидуального предпринимателя.

Однако, ведение кадрового учета не ограничивается только лишь внесением записей в трудовую книжку. Такой учет включает в себя комплексное оформление всех документов, качающихся деятельности работника.

Оно включает в себя издание соответствующих письменных приказов о предоставлении отпуска, отзывах из отпуска, наличие графика отпусков, оформление различных видов отпусков — по беременности, по уходу за ребенком, с сохранением заработной платы или без и т.д.

Командировки также оформляются приказами, такому работнику выдаются командировочные удостоверения, а затем принимается соответствующий финансовый отчет о поездке.

Приказы о поощрении или наказании работника, с занесением записи в трудовую книжку либо без такового, также оформляются приказами руководства и относятся к сфере кадрового учета.

Ведение кадрового учета предполагает и оформление документов о трудовой деятельности, об учете рабочего времени, ведение личных карточек и личных дел работников.

Ведение кадрового учета является не только простой обязанностью индивидуального предпринимательства, но и насущной необходимостью. Ведь в этом случае все отношения работника и работодателя приобретают законные основания и получают документальное подтверждение. Эти документы официально очерчивают круг обязанностей работника, фиксируют выполнение возложенных на него задач, тем самым нормализуя их и приводя к взаимовыгодному сотрудничеству.

Зачастую официальные кадровые документы являются решающим аргументом в трудовых спорах или судебных слушаниях.
Документами кадрового учета возможно подтвердить право на выплату пенсий или пособий, доказать наличие трудового стажа. Заработная плата также начисляется на основании таких документов.

Правильное ведение кадрового учета позволит избежать индивидуальному предпринимателю штрафов и санкций проверяющих органов.